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Information über die Verarbeitung personenbezogener Daten

Mit diesen Datenschutzhinweisen kommt die Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf (im Folgenden HHU) für die hier genannten Verarbeitungen personenbezogener Daten ihrer Informationspflicht gemäß Artikel 13 der Datenschutzgrundverordnung (im Folgenden DSGVO) nach.
Ergänzende Informationen sind der Datenschutzerklärung der HHU zu entnehmen.
Hinsichtlich der verwendeten Begriffe „Personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortlicher“, „Dritter“ etc., wird auf die Definitionen in Artikel 4 der DSGVO verwiesen.

Das eLearning office medizin ist ein Teilbereich des Studiendekanates der Medizinischen Fakultät der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf. Auf dieser Webseite finden Sie die Informationen zu den Verarbeitungen von personenbezogenen Daten durch das eLearning office medizin.

1. Kontaktdaten

Verantwortlich für die Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten sowie von Audio-/Bild- und Videoaufnahmen (im Folgenden Aufnahmematerial) ist die HHU, eine vom Land NRW getragene, rechtfähige Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird durch die Rektorin Prof. Dr. Anja Steinbeck vertreten.

1.1. Kontaktdaten des Verantwortlichen

Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf
Universitätsstr. 1
40225 Düsseldorf
Tel.: 0211 81 10000
www.hhu.de

1.2 Ansprechperson für die Datenverarbeitung im eLearning office medizin

Patrick Bergmann
Bereichsleiter eLearning office medizin
Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf
Universitätsstr. 1, Geb.12.49 Ebene 01 Raum 018
D - 40225 Düsseldorf
Tel: +49 (0)211-81-17979

1.3. Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten

Die behördliche Datenschutzbeauftragte der HHU erreichen Sie postalisch unter oben angegebener Adresse des Verantwortlichen oder wie folgt:
E-Mail:
Tel.: 0211 81 13060
www.hhu.de/datenschutz

 

Datenverarbeitung bei Schulungen, Workshops und Veranstaltungen

Im Rahmen Organisation und Durchführung von Schulungen, Workshops und Veranstaltungen des eLearning office medizin werden zu verschiedenen Zwecken personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet.

Verarbeitung personenbezogener Daten von Teilnehmer:innen:

  • Wenn Sie an einer Veranstaltung teilnehmen, erfassen wir Ihre personenbezogenen Daten zur Organisation der Veranstaltung:
    Bei der Anmeldung werden von Ihnen Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und ggf. auch Ihr Titel/Akad. Grad abgefragt und gespeichert. Diese Daten erfassen wir, um Ihnen alle für die Teilnahme an der Veranstaltung erforderlichen Informationen zu übermitteln.
    Darüber hinaus erfassen wir, an welchem unserer Angebote Sie teilnehmen möchten.

Weitere Daten (Freiwillige Angaben):

  • Unikennung: Bei manchen Angeboten (z.B. ILIAS-Schulungen) wird ILIAS (https://ilias.hhu.de) genutzt. Um Sie dem entsprechenden Kurs hinzuzufügen benötigen wir Ihre Unikennung.
  • Instituts-/Klinik-/Einrichtungszugehörigkeit und Fakultätszugehörigkeit: Um besser auf die Bedarfe der Teilnehmenden eingehen zu können und für statistische Zwecke fragen wir Sie nach Ihrer organisatorischen Zugehörigkeit.
  • Wir führen Ihren Vornamen, Nachnamen (und ggf. Titel/Akad. Grad) in einer Teilnehmerliste.
  • Auf Wunsch stellen wir Ihnen bei Schulungen oder Workshops eine Teilnahmebestätigung / ein Zertifikat aus. Hierfür werden ggf. weitere personenbezogene Daten von Ihnen angefordert und verarbeitet.
  • Nur bei virtuellen Veranstaltungen:
    Für die Durchführung von virtuellen Veranstaltungen nutzen wir das Videokonferenzsystem der Firma Cisco (Webex) bzw. alternativ MS Teams der Firma Microsoft. Bei deren Nutzung werden personenbezogene Daten von Ihnen (Sprache, Bild und der Name, den Sie bei der Anmeldung angegeben haben) durch diese Software verarbeitet. Darüber hinaus werden weitere Daten von Ihnen gespeichert die technisch notwendig für die Durchführung der Videokonferenz sind. Genaueres können Sie der Datenschutzerklärung zu Webex von Cisco https://www.cisco.com/c/de_de/about/legal/privacy-full.html bzw. MS Teams https://privacy.microsoft.com/de-DE/privacystatement entnehmen.

Verarbeitung personenbezogener Daten von Dozent:innen oder Referent:innen:

Wenn wir Sie als Dozent:in oder Referent:in zu einer Veranstaltung eingeladen haben, verarbeiten wir Ihre Daten bei Ihrer Zustimmung wie folgt

  1. Wir nehmen Ihren Titel/Akad. Grad, Vor- und Nachnamen, organisatorische Zugehörigkeit und ggf. Kontaktdaten in das Programm auf.
  2. Das Programm der Veranstaltung wird über den Internet-Auftritt der HHU, interne Systeme (Intranet oder ILIAS) und ggf. Mailverteiler veröffentlicht.

Für statistische Zwecke werten ggf. wir Ihre Daten anonymisiert aus.

 

Die Erhebung personenbezogener Daten zu den angegebenen Zwecken basiert auf einer ausdrücklichen oder konkludenten Einwilligung der betroffenen Personen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a. DSGVO.  

Mit dem Einschalten des Buttons „Ich stimme zu.“ bzw. dem Ausfüllen und Absenden des Anmeldeformulars drücken Sie konkludent Ihre Einwilligung zur Teilnahme und der damit einhergehenden Verarbeitung Ihrer Daten aus.

Bei virtuellen Veranstaltungen:

Der Umfang der Teilnahme an der Veranstaltung obliegt Ihrem Ermessen. Mit dem Einschalten der Kamera bzw. Ihres Mikrofons willigen Sie konkludent ein, dass Ihre Sprache und Ihre Bilder während der Veranstaltung von Ihnen verarbeitet werden. Sie können freiwillig Angaben im Chat machen. Die Teilnahme an der Veranstaltung sowie das Einschalten der Kamera und des Mikrofons erfolgen freiwillig. Es entstehen Ihnen keine Nachteile, falls Sie diese Teilnahmeformen nicht wählen.

Ihre personenbezogenen Daten, die von der HHU für die unter 2 genannten Zwecke verarbeitet werden, übermitteln wir mit Ausnahme des Betreibers der genannten Videoplattform nicht an Dritte.

Ausnahmen:

Einige Schulungsangebote erfolgen in Kooperation mit (externen) Referent*innen/Dozent*innen, sofern dies der Fall ist übermitteln wir sofern nötig eine Teilnahmeliste.

Einige Schulungsangebote können für das „Hochschuldidaktische Zertifikatsprogramm“ des Service-Center für gutes Lehren und Lernen (SeLL) angerechnet werden - darauf weisen wir ggf. in der Veranstaltungsausschreibung hin. Sofern Sie von dieser Möglichkeit Gebrauch machen möchten, übermitteln wir Ihre Daten inkl. Teilnahmestatus an das SeLL.

Wir weisen darauf hin, dass die IT-Abteilungen bzw. ein Dienstleister im Rahmen von Pflege- und Wartungsarbeiten möglicherweise Zugriff haben.

Bei der Plattform der Videokonferenz handelt es sich um Webex oder MS Teams. Die Unternehmen Cisco bzw. Microsoft haben Zugriff auf Ihre Daten. Da es sich um amerikanische Firmen handelt, besteht kein der EU entsprechendes angemessenes Schutzniveau. Ergänzende Informationen sind der Datenschutz-Policy von Cisco https://www.cisco.com/c/de_de/about/legal/privacy-full.html bzw. von Microsoft https://privacy.microsoft.com/de-DE/privacystatement zu entnehmen.


 [PB1]www.sell.hhu.de

Die personenbezogenen Daten werden spätestens drei Monate nach Ende der Veranstaltung gelöscht oder sobald Sie Ihre Einwilligung an die o.g. Kontaktadresse widerrufen.

Datenverarbeitung bei Bewerbungsverfahren im eLearning office medizin

Im Rahmen der Durchführung von Bewerbungsverfahren für Stellen im eLearning office medizin an der HHU werden folgende personenbezogene Daten von Ihnen

  • Personenstammdaten (Name, Kontaktdaten)
  • Anschreiben, Lebenslauf
  • Leistungsbeurteilungen (Zeugnisse, Arbeitszeugnisse)
  • ggf. Weitere von Ihnen übersendete Unterlagen

zu folgenden Zwecken verarbeitet:

  • Durchführung von Bewerbungsverfahren
  • Durchführung der Einstellung

Die Daten werden von Ihnen direkt erhoben.

Ihre personenbezogenen Daten werden auf Grund der Bestimmungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) und des Landesdatenschutzgesetzes sowie ggf. weiteren maßgeblichen Gesetzen verarbeitet. Dies geschieht nur zu den in Ziffer 2 angeführten Zwecken.

Die Erhebung personenbezogener Daten basiert auf Ihrer Einwilligung als betroffene Person gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a. DSGVO durch die Einreichung der Bewerbungsunterlagen auf dem in der Stellenausschreibung genannten Weg.

Ihre personenbezogenen Daten, die von der HHU für die unter Ziffer 2 genannten Zwecke verarbeitet werden, übermitteln wir grundsätzlich nicht an Dritte. Wir weisen aber darauf hin, dass die IT-Abteilungen von HHU oder UKD im Rahmen von Pflege- und Wartungsarbeiten möglicherweise Zugriff haben.

Bewerbungsunterlagen werden vertraulich behandelt und nur an die mit dem Auswahlverfahren betrauten Personen innerhalb des Studiendekanates der Medizinischen Fakultät weitergegeben.

Im Falle einer Einstellung werden folgende Daten der Bewerberin/des Bewerbers an das Personaldezernat des Universitätsklinikum Düsseldorf weitergeleitet.

  • Name, Vorname
  • Postadresse
  • Telefonnummer
  • E-Mailadresse

Die Übermittlung erfolgt nach Einwilligung der betroffenen Person zum Zwecke der Durchführung des Einstellungsverfahrens.

Kontaktadresse:

Universitätsklinikum Düsseldorf AöR
D01 – Personal
Moorenstr. 5
40225 Düsseldorf

Die Löschung der personenbezogenen Daten erfolgt sechs Monate nach Stellenbesetzung. Die Unterlagen eingestellter Personen werden durch die Bereichsleitung gespeichert und 5 Jahre nach Ausscheiden aus dem eLearning office medizin gelöscht.

Datenverarbeitung im Rahmen des Newsletters-Services „eLearning-news.medizin“

Im Rahmen der Verarbeitung Newsletter-Services „eLearning-news.medizin“ an der HHU werden folgende personenbezogene Daten von Ihnen

  • Ihre E-Mail-Adresse
  • Vor- und Nachname (optional, wenn Sie sich mit Uni-Kennung registrieren)
  • IP-Adresse des aufrufenden Rechners
  • Datum und Uhrzeit der Registrierung

zu folgenden Zwecken verarbeitet:

  • Versand des E-Mail-Newsletters „elearning-news.medizin“ über den Mailinglistendienst „Mailman Postorius“, der vom ZIM der HHU unter https://lists.hhu.de/postorius/ betrieben wird und der sie in unregelmäßigen Abständen über Themen aus dem Bereich E-Learning und digitale Lehre informieren wird.

Die Daten werden von Ihnen direkt erhoben, indem Sie freiwillig und aktiv den Newsletter unter lists.hhu.de/postorius/lists/elearning-news.medizin.uni-duesseldorf.de/ abonnieren oder uns anderweitig, z.B. im Rahmen einer Schulungsanmeldung Ihr Einverständnis zur Aufnahme in die Mailingliste geben. Zur Absicherung Ihrer Einwilligung erhalten Sie eine E-Mail von dem Mailingdienst mit der Bitte die Aufnahme in den Newsletter per E-Mail zu bestätigen.

Sie können den Newsletter abonnieren, indem Sie eine E-Mailadresse auf der Listen-Infoseite (s.o.) eingeben oder sich dort mit Ihrer HHU-IDM-Kennung anmelden.

Ihre personenbezogenen Daten werden auf Grund der Bestimmungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) und des Landesdatenschutzgesetzes sowie ggf. weiteren maßgeblichen Gesetzen verarbeitet. Dies geschieht nur zu den in Ziffer 2 angeführten Zwecken.

Die Erhebung personenbezogener Daten für den Newsletter-Service basiert auf einer Einwilligung der betroffenen Personen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Ihre personenbezogenen Daten, die von der HHU für die unter Ziffer 2 genannten Zwecke verarbeitet werden, übermitteln wir grundsätzlich nicht an Dritte. Wir weisen aber darauf hin, dass Mitarbeiter*innen des ZIM der HHU im Rahmen von Pflege- und Wartungsarbeiten der Mailingdienst-Server möglicherweise Zugriff haben.

Falls Sie nicht auf die Bestätigungsmail gemäß Ziffer 2 reagieren, werden die bereits im Anmeldevorgang erhobenen Daten serverseitig wieder gelöscht. Ansonsten werden die Daten gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Dies ist der Fall, wenn Sie das Abonnement der Liste über die Webseite https://lists.hhu.de/postorius/lists/elearning-news.medizin.uni-duesseldorf.de/ aktiv beenden oder per E-Mail um Beendigung des Abonnements bitten (Kontakt: elearning.medizin@hhu.de) oder wenn Sie den Austragungslink am Ende eines jeden Newsletters zur Beendigung des Abonnement anklicken. Zur Absicherung Ihrer Austragung erhalten Sie eine Bestätigungsmail.

Im Weiteren gilt die Datenschutzerklärung der HHU (insb. der Abschnitt: „Newsletter“), diese finden Sie unter: www.hhu.de/datenschutzerklaerung

6. Ihre Rechte als Betroffene:r

Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die DSGVO gewährten Rechte geltend machen:

  • das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden (Art. 15 DSGVO). Es gelten die Einschränkungen nach § 12 DSG NRW;
  • das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO);
  • das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 DSGVO. Es gelten die Einschränkungen nach § 10 DSG NRW;
  • das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen;
  • das Recht auf Widerspruch gegen eine künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO;
  • das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Sie haben über die genannten Rechte hinaus das Recht, eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 DSGVO). Die für die HHU zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211 38424-0
E-Mail:

Wir wären Ihnen allerdings dankbar, wenn Sie – bevor Sie sich mit Ihrem Anliegen an die Aufsichtsbehörde wenden – mit unserer Datenschutzbeauftragten Kontakt aufnehmen würden, siehe Ziffer 1.3. Wir werden versuchen, Ihrem Anliegen gerecht zu werden.

7. Gültigkeit dieser Datenschutzhinweise

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzhinweise abzuändern, um sie gegebenenfalls an Änderungen relevanter Gesetze bzw. Vorschriften anzupassen oder Ihren Bedürfnissen besser gerecht zu werden. Diese Datenschutzhinweise gelten in der jeweils zuletzt durch die HHU veröffentlichten Fassung.

Stand August 2021

Verantwortlichkeit: