Im Rahmen der Durchführung von Supportanfragen an die Prüfungskoordination werden folgende Daten von Ihnen

• Personenstammdaten (Vorname, Nachname, Benutzername/HHU-IDM-Kennung, E-Mailadresse, Matrikelnummer)
• Mailtext
• ggf. Weitere von Ihnen übersendete Unterlagen/Anhänge

zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Durchführung von Supportanfragen mit Znuny LTS

Die Daten werden von Ihnen direkt erhoben bzw. bei Nutzung von HHU-Mailadressen durch die Systeme des ZIM der HHU automatisch bereitgestellt.

Die Prüfungskoordination nutzt dabei folgende Mailadressen über Znuny LTS:

• pruefung.medizin(at)hhu.de
• ims-support(at)hhu.de 

Ihre personenbezogenen Daten werden auf Grund der Bestimmungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) und des Landesdatenschutzgesetzes sowie ggf. weiterer maßgeblicher Gesetze verarbeitet. Dies geschieht nur zu den in Ziffer 2 angeführten Zwecken.

Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. C DSGVO i. V. m. § 3 des Hochschulgesetzes NRW. Die Erhebung personenbezogener Daten erfolgt durch Übersendung einer E-Mail an eine unserer o.g. Mailadressen oder bei telefonischer Aufnahme und Erstellung eines Tickets durch die Mitarbeiter*innen des Studiendekanates.

Ihre personenbezogenen Daten, die von der HHU für die unter Ziffer 2 genannten Zwecke verarbeitet werden, übermitteln wir grundsätzlich nicht an Dritte. Wir weisen aber darauf hin, dass die Administrator:innen des Ticketsystems im ZIM der HHU im Rahmen ihrer Tätigkeiten potenziellen Zugriff auf die Tickets haben.

Ihre Anfrage wird ggf. an andere Einheiten oder Mitarbeitende im Studiendekanat Medizin, in der HHU oder in dem Universitätsklinikum Düsseldorf weitergeleitet, sofern Ihre Anfrage in deren Zuständigkeit fällt oder Informationen zur Bearbeitung Ihrer Anfrage eingeholt werden müssen.

Die Löschung der personenbezogenen Tickets erfolgt durch das ZIM der HHU als „Diensteanbieter“ gemäß IKM-Versorgungskonzept der HHU Düsseldorf. (Amtliche Bekanntmachung 1/2016 vom 10. Februar 2016).

Im Rahmen Organisation und Durchführung von Schulungen, Workshops und Veranstaltungen der Prüfungskoordination werden zu verschiedenen Zwecken personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet.

Verarbeitung personenbezogener Daten von Teilnehmer:innen:

• Wenn Sie an einer Veranstaltung teilnehmen, erfassen wir Ihre personenbezogenen Daten zur Organisation der Veranstaltung:
  Bei der Anmeldung werden von Ihnen Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und ggf. auch Ihr Titel/Akad. Grad abgefragt und gespeichert. Diese Daten erfassen wir, um Ihnen alle für die Teilnahme an der Veranstaltung erforderlichen Informationen zu übermitteln.
  Darüber hinaus erfassen wir, an welchem unserer Angebote Sie teilnehmen möchten.
• Instituts-/Klinik-/Einrichtungszugehörigkeit und Fakultätszugehörigkeit: Um besser auf die Bedarfe der Teilnehmenden eingehen zu können und für statistische Zwecke fragen wir Sie nach Ihrer organisatorischen Zugehörigkeit.
• Wir führen die abgefragten Daten in einer Teilnehmerliste.
• Ggf. bieten wir Ihnen bei Schulungen oder Workshops an, Ihnen auf Wunsch eine Teilnahmebestätigung auszustellen. Hierfür werden ggf. weitere personenbezogene Daten von Ihnen angefordert und verarbeitet.
• Nur bei virtuellen Veranstaltungen:
  Für die Durchführung von virtuellen Veranstaltungen nutzen wir das Videokonferenzsystem der Firma Cisco (Webex) bzw. alternativ MS Teams der Firma Microsoft. Bei deren Nutzung werden personenbezogene Daten von Ihnen (Sprache, Bild und der Name, den Sie bei der Anmeldung angegeben haben) durch diese Software verarbeitet. Darüber hinaus werden weitere Daten von Ihnen gespeichert die technisch notwendig für die Durchführung der Videokonferenz sind. Genaueres können Sie der Datenschutzerklärung zu Webex von Cisco https://www.cisco.com/c/de_de/about/legal/privacy-full.html bzw. MS Teams https://privacy.microsoft.com/de-DE/privacystatement entnehmen.

Die Erhebung personenbezogener Daten zu den angegebenen Zwecken basiert auf einer ausdrücklichen oder konkludenten Einwilligung der betroffenen Personen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a. DSGVO.  

Mit dem Einschalten des Buttons „Ich stimme zu.“ bzw. dem Ausfüllen und Absenden des Anmeldeformulars drücken Sie konkludent Ihre Einwilligung zur Teilnahme und der damit einhergehenden Verarbeitung Ihrer Daten aus.

Bei virtuellen Veranstaltungen:

Der Umfang der Teilnahme an der Veranstaltung obliegt Ihrem Ermessen. Mit dem Einschalten der Kamera bzw. Ihres Mikrofons willigen Sie konkludent ein, dass Ihre Sprache und Ihre Bilder während der Veranstaltung von Ihnen verarbeitet werden. Sie können freiwillig Angaben im Chat machen. Die Teilnahme an der Veranstaltung sowie das Einschalten der Kamera und des Mikrofons erfolgen freiwillig. Es entstehen Ihnen keine Nachteile, falls Sie diese Teilnahmeformen nicht wählen.

Ihre personenbezogenen Daten, die von der HHU für die unter 2 genannten Zwecke verarbeitet werden, übermitteln wir mit Ausnahme des Betreibers der genannten Videoplattform nicht an Dritte.

Ausnahmen:

Wir weisen darauf hin, dass die IT-Abteilungen bzw. ein Dienstleister im Rahmen von Pflege- und Wartungsarbeiten möglicherweise Zugriff haben.

Bei der Plattform der Videokonferenz handelt es sich um Webex oder MS Teams. Die Unternehmen Cisco bzw. Microsoft haben Zugriff auf Ihre Daten. Da es sich um amerikanische Firmen handelt, besteht kein der EU entsprechendes angemessenes Schutzniveau. Ergänzende Informationen sind der Datenschutz-Policy von Cisco https://www.cisco.com/c/de_de/about/legal/privacy-full.html bzw. von Microsoft https://privacy.microsoft.com/de-DE/privacystatement zu entnehmen.

Die personenbezogenen Daten werden spätestens drei Monate nach Ende der Veranstaltung gelöscht oder sobald Sie Ihre Einwilligung an die o. g. Kontaktadresse widerrufen.

Im Rahmen der Durchführung von Bewerbungsverfahren für Stellen in der Prüfungskoordination werden folgende personenbezogene Daten von Ihnen

• Personenstammdaten (Name, Kontaktdaten)
• Anschreiben, Lebenslauf
• Leistungsbeurteilungen (Zeugnisse, Arbeitszeugnisse)
• ggf. Weitere von Ihnen übersendete Unterlagen

zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Durchführung von Bewerbungsverfahren
• Durchführung der Einstellung

Die Daten werden von Ihnen direkt erhoben.

Für die Durchführung der Bewerbungsverfahren nutzen wir ggf. die Software „Machform“, welche wir selbst auf Servern der HHU Düsseldorf hosten.

Ihre personenbezogenen Daten werden auf Grund der Bestimmungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) und des Landesdatenschutzgesetzes sowie ggf. weiteren maßgeblichen Gesetzen verarbeitet. Dies geschieht nur zu den in Ziffer 2 angeführten Zwecken.

Die Erhebung personenbezogener Daten basiert auf Ihrer Einwilligung als betroffene Person gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a. DSGVO durch die Einreichung der Bewerbungsunterlagen auf dem in der Stellenausschreibung genannten Weg.

Ihre personenbezogenen Daten, die von der HHU für die unter Ziffer 2 genannten Zwecke verarbeitet werden, übermitteln wir grundsätzlich nicht an Dritte. Wir weisen aber darauf hin, dass die IT-Abteilungen von HHU oder UKD im Rahmen von Pflege- und Wartungsarbeiten möglicherweise Zugriff haben.

Bewerbungsunterlagen werden vertraulich behandelt und nur an die mit dem Auswahlverfahren betrauten Personen innerhalb des Studiendekanates der Medizinischen Fakultät weitergegeben.

Im Falle einer Einstellung werden folgende Daten des:der Bewerber:in an das Personaldezernat des Universitätsklinikum Düsseldorf weitergeleitet.

• Name, Vorname
• Postadresse
• Telefonnummer
• E-Mailadresse

Die Übermittlung erfolgt nach Einwilligung der betroffenen Person zum Zwecke der Durchführung des Einstellungsverfahrens.

Kontaktadresse:

Universitätsklinikum Düsseldorf AöR
D01 – Personal
Moorenstr. 5
40225 Düsseldorf

Die Löschung der personenbezogenen Daten erfolgt sechs Monate nach Stellenbesetzung. Die Unterlagen eingestellter Personen werden durch die Leitung der Prüfungskoordination und/oder die Geschäftsführung des Studiendekanats gespeichert und 5 Jahre nach Ausscheiden aus der Prüfungskoordination gelöscht.