Datenschutzhinweise Bewerbung FWJ

März 2025

Die Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf (HHU) im Auftrag handelnd das Universitätsklinikum Düsseldorf verarbeitet personenbezogene Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens für das freiwillige wissenschaftliche Jahr und betreibt die Webanwendung MachForm. Personenbezogene Daten, die im Rahmen der Bewerbung und Nutzung von MachForm des UKD verarbeitet werden, werden im Rahmen der Auftragsverwaltung für die HHU durch das Universitätsklinikum Düsseldorf gespeichert. 

Ergänzende Informationen sind der Datenschutzerklärung der HHU zu entnehmen (https://www.hhu.de/datenschutzerklaerung). 
Hinsichtlich der verwendeten Begriffe „personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortlicher“, „Dritter“ etc., wird auf die Definitionen in Artikel 4 DS-GVO verwiesen.

1.Kontaktdaten

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens zum Freiwilligen Wissenschaftlichen Jahr an der medizinischen Fakultät ist die HHU, eine vom Land NRW getragene, rechtfähige Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird durch die Rektorin Prof. Dr. Anja Steinbeck vertreten. 

1.1. Kontaktdaten des Verantwortlichen

Heinrich-Heine-Universität
Universitätsstr. 1
40225 Düsseldorf
Tel.: 0211 81-10000
https://www.hhu.de 

1.2. Ansprechpartnerin für die Verarbeitung der Daten

Medizinisches Dekanat
Personal
Fr. Hristiyana Grebe
Moorenstraße 5, 40225 Düsseldorf
Gebäude: 17.11, Etage/Raum: 03.07
Tel.: +49 211 81-04613
E-Mail: Hristiyana.Grebe(at)med.uni-duesseldorf.de 

1.3. Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten

Die behördliche Datenschutzbeauftragte der HHU erreichen Sie postalisch unter oben angegebener Adresse des Verantwortlichen oder wie folgt:

Die Datenschutzbeauftragte
Universitätsstr. 1
40225 Düsseldorf
E-Mail: datenschutz(at)hhu.de 

Die Datenschutzbeauftragte des UKD erreichen Sie wie folgt:
Datenschutzbeauftragte UKD
Moorenstr. 5
40225 Düsseldorf
E-Mail: Datenschutz(at)med.uni-duesseldorf.de 

2. Angaben zu den verarbeiteten personenbezogenen Daten und Zwecken der Verarbeitung

Im Rahmen Ihrer Bewerbung für das FWJ an der Medizinischen Fakultät an der HHU werden folgende personenbezogene Daten von Ihnen 

• Anrede, Vorname, Nachname, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, Geburtsort, Nationalität, Qualifikationen bezüglich erbrachter Leistungskurse, Angaben von Zeugnisnoten, Personenbezogenen Dokumente im PDF-Format: Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse 

zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Zweck 1: Bewerbung zum Freiwilligen Wissenschaftlichen Jahr an der Medizinischen Fakultät der HHU

• Zweck 2: Organisation des Bewerbungsverfahrens im Rahmen des Freiwilligen Wissenschaftlichen Jahres an der Medizinischen Fakultät der HHU

Die Daten werden von Ihnen direkt erhoben.

Die allgemeinen Datenschutzinformationen zur vom Universitätsklinikum Düsseldorf betriebenen Webanwendung MachForm finden Sie hier: https://forschung-webform.med.uni-duesseldorf.de/meddekanat/machform/

Im Rahmen des Bewerbungsverfahren werden Ihre Daten auch an die möglichen Einsatzstellen und ihren möglichen zukünftigen Praxisanleitungen übermittelt. Die Praxisanleitung der jeweiligen Forschungsprojekte führen die Bewerbungsgespräche und das Auswahlverfahren durch und erstellen anschließend einen Einsatzplan.

Sollten Sie als Freiwillige ausgewählt werden, werden Ihre personenbezogenen Daten zum Abschluss einer Vereinbarung im Sinne des §8 BFDG an den Träger (Diakonisches Werk Rheinland-Westfalen-Lippe e.V. – Diakonie RWL, Lenaustr. 41, 40470 Düsseldorf) des Programms weitergegeben.

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Ihre personenbezogenen Daten werden auf Grund der Bestimmungen der DS-GVO und des Landesdatenschutzgesetzes sowie ggf. weiteren maßgeblichen Gesetzen verarbeitet. Dies geschieht nur zu den in Ziffer 2 angeführten Zwecken.

Die Einsatzstellen, Zentralstellen und Träger dürfen personenbezogene Daten gemäß § 12 BFDG), verarbeiten, soweit dies für die Durchführung des BFDG erforderlich ist. Zur Planung und Durchführung des Freiwilligen Wissenschaftlichen Jahres umfassen dies auch vorvertragliche Maßnahmen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens gemäß Art. 6 1b DSGVO i.V.m § 8 BFDG. 

4. Übermittlung personenbezogener Daten 

Ihre personenbezogenen Daten

• Anrede, Vorname, Nachname, Adresse, Geburtstag, Nationalität, Telefonnummer, E-Mail-Adresse

, die von der HHU für die unter Ziffer 2 genannten Zwecke verarbeitet werden, übermitteln wir im Rahmen des Abschlusses einer Vereinbarung gemäß §8 BFDG an den Träger des Programms (Diakonisches Werk Rheinland-Westfalen-Lippe e.V. – Diakonie RWL, Lenaustr. 41, 40470 Düsseldorf). Wir weisen aber darauf hin, dass die IT-Abteilungen bzw. ein Dienstleister im Rahmen von Pflege- und Wartungsarbeiten möglicherweise Zugriff haben.

Sofern Dienstleister Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten, geschieht dies auf Grundlage eines Vertrages gemäß Art. 28 DS-GVO. 

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten an Dienstleister außerhalb der EU oder des EWR übermitteln, geschieht dies nur, soweit die EU-Kommission diesem Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt bzw. es andere Garantien zum Schutz Ihrer Daten gibt.

5. Dauer der Verarbeitung/Datenlöschung

Die HHU speichert Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung der Zwecke gemäß Ziffer 2, für die Erfüllung von vertraglichen Pflichten oder von gesetzlich vorgegebenen Pflichten erforderlich ist. Diese Daten werden spätestens sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens gelöscht.

6. Ihre Rechte als Betroffene/r

Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die DS-GVO gewährten Rechte geltend machen:

• das Recht auf Auskunft nach Maßgabe des Art. 15 DS-GVO, § 12 DSG NRW, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden;
• das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen nach Maßgabe des Art. 16 DS-GVO;
• das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 DS-GVO, § 10 DSG NRW;
• das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 DS-GVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen;
• das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Maßgabe des Art. 20 DS-GVO;
• das Recht auf Widerspruch gegen eine künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 DS-GVO, § 14 DSG NRW;
• das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Sie haben außerdem das Recht, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DS-GVO einzureichen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DS-GVO verstößt. Die für die HHU zuständige Aufsichtsbehörde in NRW ist die

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen 
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211 38424-0
E-Mail: poststelle(at)ldi.nrw.de 

Wir wären Ihnen allerdings dankbar, dass Sie –bevor Sie sich mit Ihrem Anliegen an eine Aufsichtsbehörde wenden- mit unserer Datenschutzbeauftragten Kontakt aufnehmen würden. Wir werden versuchen, Ihrem Anliegen gerecht zu werden.

7. Gültigkeit dieser Datenschutzhinweise

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzhinweise abzuändern, um sie gegebenenfalls an Änderungen relevanter Gesetze bzw. Vorschriften anzupassen oder Ihren Bedürfnissen besser gerecht zu werden. Diese Datenschutzhinweise gelten in der jeweils zuletzt durch die HHU veröffentlichten Fassung.