Im Rahmen der Durchführung von Supportanfragen an das eLearning office medizin werden folgende Daten von Ihnen

• Personenstammdaten (Name, Kontaktdaten, E-Mailadresse)
• Mailtext
• ggf. Weitere von Ihnen übersendete Unterlagen/Anhänge

zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Durchführung von Supportanfragen mit OTRS

Die Daten werden von Ihnen direkt erhoben bzw. bei Nutzung von HHU-Mailadressen durch die Systeme des ZIM der HHU automatisch bereitgestellt.

Das eLearning office medizin nutzt dabei folgende Mailadressen über OTRS:

Ihre personenbezogenen Daten werden auf Grund der Bestimmungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) und des Landesdatenschutzgesetzes sowie ggf. weiteren maßgeblichen Gesetzen verarbeitet. Dies geschieht nur zu den in Ziffer 2 angeführten Zwecken.

Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. C DSGVO i.V.m. mit §3 des Hochschulgesetzes NRW. Die Erhebung personenbezogener Daten erfolgt durch Übersendung einer E-Mail an eine unserer o.g. Mailadressen oder bei telefonischer Aufnahme und Erstellung eines Tickets durch die Mitarbeiter*innen des Studiendekanates.

Ihre personenbezogenen Daten, die von der HHU für die unter Ziffer 2 genannten Zwecke verarbeitet werden, übermitteln wir grundsätzlich nicht an Dritte. Wir weisen aber darauf hin, dass die Administrator*innen des Ticketsystems im ZIM der HHU im Rahmen ihrer Tätigkeiten potenziellen Zugriff auf die Tickets haben.

Ihre Anfragen werden ggf. innerhalb des OTRS an andere Bereiche im Studiendekanat Medizin, im ZIM oder in HHU / UKD weitergeleitet, sofern Ihre Anfrage in deren Zuständigkeit fällt.

Die Löschung der personenbezogenen Tickets erfolgt durch das ZIM der HHU als „Diensteanbieter“ gemäß IKM-Versorgungskonzept der HHU Düsseldorf. (Amtliche Bekanntmachung 1/2016 vom 10. Februar 2016) Die Tickets werden nach zwei Jahren gelöscht. Bei Tickets, die wiederholt geöffnet werden, gilt das Datum des letzten Schließens. Die internen IT-Protokolle werden nach zwei Monaten gelöscht.

Im Rahmen Organisation und Durchführung von Schulungen, Workshops und Veranstaltungen des eLearning office medizin werden zu verschiedenen Zwecken personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet.

Verarbeitung personenbezogener Daten von Teilnehmer:innen:

• Wenn Sie an einer Veranstaltung teilnehmen, erfassen wir Ihre personenbezogenen Daten zur Organisation der Veranstaltung:
  Bei der Anmeldung werden von Ihnen Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und ggf. auch Ihr Titel/Akad. Grad abgefragt und gespeichert. Diese Daten erfassen wir, um Ihnen alle für die Teilnahme an der Veranstaltung erforderlichen Informationen zu übermitteln.
  Darüber hinaus erfassen wir, an welchem unserer Angebote Sie teilnehmen möchten.

Weitere Daten (Freiwillige Angaben):

• Unikennung: Bei manchen Angeboten (z.B. ILIAS-Schulungen) wird ILIAS (https://ilias.hhu.de) genutzt. Um Sie dem entsprechenden Kurs hinzuzufügen benötigen wir Ihre Unikennung.
• Instituts-/Klinik-/Einrichtungszugehörigkeit und Fakultätszugehörigkeit: Um besser auf die Bedarfe der Teilnehmenden eingehen zu können und für statistische Zwecke fragen wir Sie nach Ihrer organisatorischen Zugehörigkeit.

• Wir führen Ihren Vornamen, Nachnamen (und ggf. Titel/Akad. Grad) in einer Teilnehmerliste.
• Auf Wunsch stellen wir Ihnen bei Schulungen oder Workshops eine Teilnahmebestätigung / ein Zertifikat aus. Hierfür werden ggf. weitere personenbezogene Daten von Ihnen angefordert und verarbeitet.
• Nur bei virtuellen Veranstaltungen:
  Für die Durchführung von virtuellen Veranstaltungen nutzen wir das Videokonferenzsystem der Firma Cisco (Webex) bzw. alternativ MS Teams der Firma Microsoft. Bei deren Nutzung werden personenbezogene Daten von Ihnen (Sprache, Bild und der Name, den Sie bei der Anmeldung angegeben haben) durch diese Software verarbeitet. Darüber hinaus werden weitere Daten von Ihnen gespeichert die technisch notwendig für die Durchführung der Videokonferenz sind. Genaueres können Sie der Datenschutzerklärung zu Webex von Cisco https://www.cisco.com/c/de_de/about/legal/privacy-full.html bzw. MS Teams https://privacy.microsoft.com/de-DE/privacystatement entnehmen.

Verarbeitung personenbezogener Daten von Dozent:innen oder Referent:innen:

Wenn wir Sie als Dozent:in oder Referent:in zu einer Veranstaltung eingeladen haben, verarbeiten wir Ihre Daten bei Ihrer Zustimmung wie folgt

1. Wir nehmen Ihren Titel/Akad. Grad, Vor- und Nachnamen, organisatorische Zugehörigkeit und ggf. Kontaktdaten in das Programm auf.
2. Das Programm der Veranstaltung wird über den Internet-Auftritt der HHU, interne Systeme (Intranet oder ILIAS) und ggf. Mailverteiler veröffentlicht.

Für statistische Zwecke werten ggf. wir Ihre Daten anonymisiert aus.

Für die Durchführung der Anmeldungen nutzen wir die Software „Machform“, welche wir selbst auf Servern der HHU Düsseldorf hosten.

Die Erhebung personenbezogener Daten zu den angegebenen Zwecken basiert auf einer ausdrücklichen oder konkludenten Einwilligung der betroffenen Personen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a. DSGVO.  

Mit dem Einschalten des Buttons „Ich stimme zu.“ bzw. dem Ausfüllen und Absenden des Anmeldeformulars drücken Sie konkludent Ihre Einwilligung zur Teilnahme und der damit einhergehenden Verarbeitung Ihrer Daten aus.

Bei virtuellen Veranstaltungen:

Der Umfang der Teilnahme an der Veranstaltung obliegt Ihrem Ermessen. Mit dem Einschalten der Kamera bzw. Ihres Mikrofons willigen Sie konkludent ein, dass Ihre Sprache und Ihre Bilder während der Veranstaltung von Ihnen verarbeitet werden. Sie können freiwillig Angaben im Chat machen. Die Teilnahme an der Veranstaltung sowie das Einschalten der Kamera und des Mikrofons erfolgen freiwillig. Es entstehen Ihnen keine Nachteile, falls Sie diese Teilnahmeformen nicht wählen.

Ihre personenbezogenen Daten, die von der HHU für die unter 2 genannten Zwecke verarbeitet werden, übermitteln wir mit Ausnahme des Betreibers der genannten Videoplattform nicht an Dritte.

Ausnahmen:

Einige Schulungsangebote erfolgen in Kooperation mit (externen) Referent*innen/Dozent*innen, sofern dies der Fall ist übermitteln wir sofern nötig eine Teilnahmeliste.

Einige Schulungsangebote können für das „Hochschuldidaktische Zertifikatsprogramm“ des Service-Center für gutes Lehren und Lernen (SeLL) angerechnet werden - darauf weisen wir ggf. in der Veranstaltungsausschreibung hin. Sofern Sie von dieser Möglichkeit Gebrauch machen möchten, übermitteln wir Ihre Daten inkl. Teilnahmestatus an das SeLL.

Wir weisen darauf hin, dass die IT-Abteilungen bzw. ein Dienstleister im Rahmen von Pflege- und Wartungsarbeiten möglicherweise Zugriff haben.

Bei der Plattform der Videokonferenz handelt es sich um Webex oder MS Teams. Die Unternehmen Cisco bzw. Microsoft haben Zugriff auf Ihre Daten. Da es sich um amerikanische Firmen handelt, besteht kein der EU entsprechendes angemessenes Schutzniveau. Ergänzende Informationen sind der Datenschutz-Policy von Cisco https://www.cisco.com/c/de_de/about/legal/privacy-full.html bzw. von Microsoft https://privacy.microsoft.com/de-DE/privacystatement zu entnehmen.

 [PB1]www.sell.hhu.de

Die personenbezogenen Daten werden spätestens drei Monate nach Ende der Veranstaltung gelöscht oder sobald Sie Ihre Einwilligung an die o.g. Kontaktadresse widerrufen.

Im Rahmen der Durchführung von Bewerbungsverfahren für Stellen im eLearning office medizin an der HHU werden folgende personenbezogene Daten von Ihnen

• Personenstammdaten (Name, Kontaktdaten)
• Anschreiben, Lebenslauf
• Leistungsbeurteilungen (Zeugnisse, Arbeitszeugnisse)
• ggf. Weitere von Ihnen übersendete Unterlagen

zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Durchführung von Bewerbungsverfahren
• Durchführung der Einstellung

Die Daten werden von Ihnen direkt erhoben.

Für die Durchführung der Bewerbungsverfahren nutzen wir die Software „Machform“, welche wir selbst auf Servern der HHU Düsseldorf hosten.

Ihre personenbezogenen Daten werden auf Grund der Bestimmungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) und des Landesdatenschutzgesetzes sowie ggf. weiteren maßgeblichen Gesetzen verarbeitet. Dies geschieht nur zu den in Ziffer 2 angeführten Zwecken.

Die Erhebung personenbezogener Daten basiert auf Ihrer Einwilligung als betroffene Person gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a. DSGVO durch die Einreichung der Bewerbungsunterlagen auf dem in der Stellenausschreibung genannten Weg.

Ihre personenbezogenen Daten, die von der HHU für die unter Ziffer 2 genannten Zwecke verarbeitet werden, übermitteln wir grundsätzlich nicht an Dritte. Wir weisen aber darauf hin, dass die IT-Abteilungen von HHU oder UKD im Rahmen von Pflege- und Wartungsarbeiten möglicherweise Zugriff haben.

Bewerbungsunterlagen werden vertraulich behandelt und nur an die mit dem Auswahlverfahren betrauten Personen innerhalb des Studiendekanates der Medizinischen Fakultät weitergegeben.

Im Falle einer Einstellung werden folgende Daten der Bewerberin/des Bewerbers an das Personaldezernat des Universitätsklinikum Düsseldorf weitergeleitet.

• Name, Vorname
• Postadresse
• Telefonnummer
• E-Mailadresse

Die Übermittlung erfolgt nach Einwilligung der betroffenen Person zum Zwecke der Durchführung des Einstellungsverfahrens.

Kontaktadresse:

Universitätsklinikum Düsseldorf AöR
D01 – Personal
Moorenstr. 5
40225 Düsseldorf

Die Löschung der personenbezogenen Daten erfolgt sechs Monate nach Stellenbesetzung. Die Unterlagen eingestellter Personen werden durch die Bereichsleitung gespeichert und 5 Jahre nach Ausscheiden aus dem eLearning office medizin gelöscht.

Im Rahmen der Verarbeitung Newsletter-Services „eLearning-news.medizin“ an der HHU werden folgende personenbezogene Daten von Ihnen

• Ihre E-Mail-Adresse
• Vor- und Nachname (optional, wenn Sie sich mit Uni-Kennung registrieren)
• IP-Adresse des aufrufenden Rechners
• Datum und Uhrzeit der Registrierung

zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Versand des E-Mail-Newsletters „elearning-news.medizin“ über den Mailinglistendienst „Mailman Postorius“, der vom ZIM der HHU unter https://lists.hhu.de/postorius/ betrieben wird und der sie in unregelmäßigen Abständen über Themen aus dem Bereich E-Learning und digitale Lehre informieren wird.

Die Daten werden von Ihnen direkt erhoben, indem Sie freiwillig und aktiv den Newsletter unter lists.hhu.de/postorius/lists/elearning-news.medizin.uni-duesseldorf.de/ abonnieren oder uns anderweitig, z.B. im Rahmen einer Schulungsanmeldung Ihr Einverständnis zur Aufnahme in die Mailingliste geben. Zur Absicherung Ihrer Einwilligung erhalten Sie eine E-Mail von dem Mailingdienst mit der Bitte die Aufnahme in den Newsletter per E-Mail zu bestätigen.

Sie können den Newsletter abonnieren, indem Sie eine E-Mailadresse auf der Listen-Infoseite (s.o.) eingeben oder sich dort mit Ihrer HHU-IDM-Kennung anmelden.

Ihre personenbezogenen Daten werden auf Grund der Bestimmungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) und des Landesdatenschutzgesetzes sowie ggf. weiteren maßgeblichen Gesetzen verarbeitet. Dies geschieht nur zu den in Ziffer 2 angeführten Zwecken.

Die Erhebung personenbezogener Daten für den Newsletter-Service basiert auf einer Einwilligung der betroffenen Personen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Ihre personenbezogenen Daten, die von der HHU für die unter Ziffer 2 genannten Zwecke verarbeitet werden, übermitteln wir grundsätzlich nicht an Dritte. Wir weisen aber darauf hin, dass Mitarbeiter*innen des ZIM der HHU im Rahmen von Pflege- und Wartungsarbeiten der Mailingdienst-Server möglicherweise Zugriff haben.

Falls Sie nicht auf die Bestätigungsmail gemäß Ziffer 2 reagieren, werden die bereits im Anmeldevorgang erhobenen Daten serverseitig wieder gelöscht. Ansonsten werden die Daten gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Dies ist der Fall, wenn Sie das Abonnement der Liste über die Webseite https://lists.hhu.de/postorius/lists/elearning-news.medizin.uni-duesseldorf.de/ aktiv beenden oder per E-Mail um Beendigung des Abonnements bitten (Kontakt: elearning.medizin@hhu.de) oder wenn Sie den Austragungslink am Ende eines jeden Newsletters zur Beendigung des Abonnement anklicken. Zur Absicherung Ihrer Austragung erhalten Sie eine Bestätigungsmail.

Im Weiteren gilt die Datenschutzerklärung der HHU (insb. der Abschnitt: „Newsletter“), diese finden Sie unter: www.hhu.de/datenschutzerklaerung